En cas d’annulation par un voyageur
Si c’est votre voyageur qui souhaite annuler la réservation, vous pouvez lui indiquer que les instructions d’annulation apparaissent sur le reçu de réservation envoyé avec la confirmation.
Vous pouvez également envoyer les instructions à l’adresse électronique du voyageur. Il vous suffit d’aller dans le panneau AvaiBook dans le menu Planning –>Réservations, de rechercher la réservation spécifique et de cliquer sur son ID pour accéder au fichier.
Une fois la réservation annulée, le montant que le client a payé à l’avance sera remboursé, ou non, selon la politique d’annulation en vigueur au moment de la confirmation de la réservation.
– Dans les délais. Si le voyageur annule avant l’expiration des délais de la politique d’annulation, nous lui rembourserons le montant de l’acompte moins les commissions non remboursables (il s’agit des frais de « commissions de gestion des annulations » qui correspondent à AvaiBook et qui s’élèvent à 1% du montant total de la réservation + 2% du montant facturé comme acompte).
– Hors délais. Si, en revanche, le voyageur annule après l’expiration des délais de la politique d’annulation, il n’aura droit à aucun remboursement et nous créditerons votre compte du montant du paiement anticipé moins les frais de service applicables.
L’ensemble de ce processus est géré par AvaiBook, notre partenaire technologique pour les opérations de réservation. Vous pourrez voir et contrôler toutes ces informations à partir de votre panneau de contrôle AvaiBook.
Dans les deux cas, les dates de votre calendrier seront à nouveau disponibles et vous n’aurez pas besoin de les gérer.
Si vous avez conclu un accord privé avec le voyageur, veuillez noter que vous devrez prendre vous-même les dispositions nécessaires.
EnEn cas d’annulation en raison d’un overbooking, d’une erreur de tarif ou autre
Lorsque vous confirmez une réservation par le biais de Rentalia, une option est activée dans votre panneau AvaiBook qui vous permet de l’annuler en cas d’overbooking, d’erreur de tarif ou de toute autre situation. Cette option est activée temporairement et disparaît 2 jours après l’acceptation de la réservation.
Vous devez choisir cette option si vous ne pouvez pas accueillir le voyageur parce que vous aviez déjà une autre réservation ou parce que les prix associés à la réservation ne sont pas corrects. L’annulation dans ce cas entraînera une pénalité de cinq fois les commissions générées par AvaiBook [5 X (1% du montant total de la réservation + 2% de l’acompte)], TVA non comprise.
Si vous avez activé la promotion « Paiement par réservation», des frais de service seront également appliqués, s’élevant à 10 % du montant total de la réservation.
Lorsque vous sélectionnez cette option, AvaiBook restitue automatiquement la totalité de la caution à votre voyageur.
En cas d’annulation pour cause de force majeure
Depuis le panneau AvaiBook, vous devez accéder au fichier complet des réservations, à partir du menu Planning –> Réservations, en recherchant la réservation spécifique et en cliquant sur son ID pour accéder au fichier. Lorsque vous êtes dans le dossier complet de réservation, vous verrez le bouton Annuler dans le coin inférieur droit.
Si vous n’êtes pas en mesure d’accueillir les voyageurs dans le cadre d’une réservation, en raison d’un événement inattendu tel qu’une panne ou une interruption d’activité, vous pouvez choisir l’option d’annulation « Force Majeure ».
Vous devez expliquer la raison pour laquelle vous annulez cette réservation à vos voyageurs. Le système vous demandera combien de temps votre logement sera indisponible, et les dates seront automatiquement bloquées pour éviter d’autres réservations.
Les pénalités seront le double des commissions générées par AvaiBook [2 X (1% du montant total de la réservation + 2% de l’acompte)], TVA non comprise.
Si vous avez activé la promotion « Paiement par réservation», des frais de service seront également appliqués, s’élevant à 10 % du montant total de la réservation.
Si vous sélectionnez cette option, AvaiBook remboursera automatiquement la totalité de la caution à votre voyageur.
Au cas où le voyageur ne se présente pas
Le jour du Check-in de la réservation, une nouvelle option d’annulation apparaîtra sur votre tableau de bord AvaiBook.
Si votre voyageur ne s’est pas présenté ou a quitté le logement prématurément, vous pouvez procéder à l’annulation de la réservation en sélectionnant l’option « Le voyageur ne s’est pas présenté ».
La réservation sera annulée et les dates restantes seront à nouveau disponibles dans votre calendrier. En revanche, l’acompte versé sera réglé normalement après déduction des frais de service applicables.
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